Kaunt behandler fakturaer i forhold til din organisations indstillinger. Det kan derfor være at eksempelvis fakturaer bogført hele vejen uden medarbejdergodkendelse ikke er relevant for dig.
Forskellen på en konteret faktura og en bogført faktura
Når Kaunt indlæser en faktura, er der tre måder hvorpå denne information bliver behandlet og brugt. Kaunt kan enten indlæse fakturaen og ikke gøre andet; lave en kontering; eller bogføre fakturaen hele vejen.
Indlæsning af faktura
Alle fakturaer i jeres økonomisystem bliver indlæst af Kaunt. For at Kaunt kan behandle fakturaer og levere den tilgængelige data skal alle fakturaer indlæses. Dette betyder også, at hvis du som offentlig organisation har nogle lukkede EAN-numre, indlæser Kaunt fakturaerne, men gør ikke andet end dette.
Kontering - med medarbejdergodkendelse
Når Kaunt laver en kontering, læser Kaunt fakturaen, tildeler kontonummer og information, og der registreres og udfyldes i det interne bogføringssystem. Kaunt informerer om, at denne faktura afventer medarbejdergodkendelse, og en medarbejder skal godkende før fakturaen bliver lagt til betaling.
Bogføring - uden medarbejdergodkendelse
Når Kaunt laver en bogføring er de første steps det samme som ved en kontering. Kaunt tildeler kontonummer og udfylder data i det interne bogføringssystem. Herefter sender Kaunt automatisk faktura til betaling, og der er ingen manuel håndtering fra medarbejderens side.
Kontering eller bogføring, Kaunt bruger det samme mønster
For at robotten kan kontere eller bogføre en faktura skal den finde et mønster baseret på jeres historiske data og adfærd. Robotten bruger den samme algoritme og kigger på det samme mønster hvad enten om den skal kontere eller bogføre. Der er altså ingen forskel på robottens sikkerhed når du vælger med eller uden medarbejdergodkendelse.
Hvornår gøres hvad
Om Kaunt indlæser, konterer eller bogfører en faktura, afhænger af dine indstillinger. I en offentlig organisation kan du tilpasse indstillingerne generelt for alle dine EAN-numre, eller du kan lave konkrete indstillinger for enkelte områder, og Kaunt behandler området som du ønsker.
Som offentlig organisation kan du for dine åbne EAN-numre vælge om Kaunt skal kontere eller bogføre. Dette gør du ved at sætte nogle beløbsgrænser. Hvis du sætter dine beløbsgrænser til 0 vil Kaunt kontere, men ikke bogføre. Hvis du sætter en beløbsgrænse til 2000, vil Kaunt bogføre alle fakturaer under 2000, mens alle fakturaer over 2000 vil blive konteret. Du kan også vælge leverandører ved hvem Kaunt altid konterer, og fakturaer skal godkendes af en medarbejder.
Du kan læse mere om hvordan du laver beløbsgrænser og vælger leverandører her.
Hvad er konteret og hvad er bogført
Hvis du ønsker en opgørelse over hvad der er konteret og hvad der er bogført kan du finde dette under Insights, og derefter opgørelser. Her får du et overblik over alle behandlede fakturaer, altså alle fakturaer der enten er konteret eller bogført.
Under godkendelsestype har du mulighed for at sortere fakturaer alt efter, om de er konteret eller bogført, altså med eller uden medarbejdergodkendelse. Du kan i drop-down menuen helt til højre sortere efter tidsrammen for de fakturaer du ser. Ønsker du mere konkret data i forhold til EAN-numre, eller baseret på CVR numre, har du også mulighed for at sortere efter dette. Lær mere om insights her.