Den gode bogføringspraksis der hjælper Kaunt med mønstergenkendelse
Hvis du gerne vil øge din bogføringsprocent og gøre det lettere for Kaunt at finde mønstre, er der en række ting du kan se på og optimere i dine bogføringsprocesser. Optimering på disse områder kan være med til at øge potentialet for bogføringer. Dog er det vigtigt at huske, at Kaunt skal finde et mønster - så hvis I laver ændringer, skal robotten have en mulighed for at læse jeres nye mønster før den bogfører, og dette kan tage lidt tid. Kort opsummeret er nogle af de vigtigste ting du selv kan gøre:
- En simpel kontoplan
- Indhold på fakturaer
- Konsekvent bogføring
Som offentlig organisation er det desuden vigtigt
- At følge OIOUBL-standarden
- At undgå at videresende på EAN-numre eller områder
Lav en enklere kontoplan
Jo mere simpel din kontoplan er, des lettere har Kaunt ved at finde mønstre. Hvis I er en offentlig organisation, anbefaler vi at benytte den autoriserede kontoplan uden for meget yderlige specifikation. Som privat virksomhed anbefaler vi, at du holder din struktur simpel og følger de retningslinjer der gælder for din virksomhed.
På din kontoplan giver det mening at kigge på dine omkostningssteder -og art, og sikre at dette er så enkelt som muligt, indenfor dine rammer. Som offentlig virksomhed er det en fordel med flere EAN-numre og færre psp-elementer.
Hvordan du laver en mere simpel kontoplan afhænger at din nuværende kontoplan, og hvor det giver mening for din virksomhed at omstrukturere. Kaunt tilbyder professionel hjælp til dette. Det kan du læse mere om her.
Hvis det i din organisation er svært at reducere antallet af psp-elementer, vil det være en stor hjælp for Kaunt, at I i stedet arbejder med at optimere indholdet af fakturaen.
Indhold af faktura
Informationen på fakturaen har stor betydning for at Kaunt kan finde et mønster, og det er derfor vigtigt at fakturaen indeholder de rette informationer. Hvis I gentagne gange oplever at leverandører ikke påfører den rette information, anbefaler vi, at I retter henvendelse til dem. Og beder dem tilføje den rette information i eksempelvis feltet for kontaktinformation eller leverancemodtager. Noget af det i skal være opmærksomme på er angivet på fakturaen er:
- Det er angivet hvilken afdeling udgiften vedrører
- Modtager er angivet, specielt hvis der er flere omkostningscentre der deler EAN-nummer
- Vær specifik hvis det er samme modtager, men stadig forskellige omkostningscentre. Tilføj eksempelvis en specifikation i header-teksten
Et andet eksempel hvor Kaunt har svært ved at finde mønstre er, når en bogføring kræver et eksternt bilag. Eksempelvis hvis det er et krav at der foreligger en kvittering ved siden af fakturaen.
Vær konsekvent i jeres bogføring
Kaunt lærer af jeres adfærd, derfor er det også vigtigt at I er konsekvente med jeres bogføring. Hvis I ikke bogfører konsekvent, går dette ind og giver forstyrrelser i Kaunts mønstergenkendelse og dermed også for de potentielle fakturaer, der kan bogføres. Konsekvens er en af de vigtigste faktorer når det kommer til mønstergenkendelsen. Du kan læse mere om hvordan Kaunt finder mønstre her.
Følg OIOUBL-standarden
Hvis du som offentlig organisation følger de standarder der er dikteret af OIOUBL, gør du det nemmere for Kaunt at finde et mønster. Som minimum skal debitor, kreditor, vare(r) og beløb, samt header-info (fakturanummer og udstedelsesdato) indgå. Flere detaljer, såsom modtager, ordre id, adresse osv. kan bidrage til Kaunts mønstergenkendelse, og hvis dette er muligt, anbefaler vi at det også bliver tilføjet.
Undgå at videresende mellem EAN-numre eller områder
Hvis I har en praksis hvor I videresender fakturaer med forkert EAN-nummer, områdekode eller lignende, har dette en negativ effekt på mønstergenkendelsen. Det er vigtigt, at I ikke blot videresender, men retter kontakt til leverandøren og beder dem om at rette informationen, så I kan bogføre fakturaen med den rette information. Hvis I videresender skaber I en inkonsistens i jeres bogføring, hvilket udfordrer robottens evne til at finde et mønster. Læs mere om hvordan robotten finder mønstre her.