Når Kaunt ikke behandler en faktura kan det have en række af årsager. Til at starte med skal Kaunt kunne finde et mønster i fakturaen. Hvis det ikke er muligt at finde et mønster, og Kaunt ikke er sikker på, hvor fakturaen skal bogføres, behandles den ikke.
Hvis det er muligt at finde et mønster, betyder dette, at der er potentiale for at fakturaen kan konteres eller bogføres automatisk. Hvis der er potentiale, men fakturaen stadig ikke bliver behandlet af Kaunt, kan der være forskellige årsager afhængigt af din organisations indstillinger. Hvis du vil have de helt specifikke årsager, skal du gå ind på jeres Dashboard, hvor du kan få en oversigt over netop dette.
Se mere i videoen her hvordan du kan finde denne information.
På dit dashboard kan du klikke ind på de enkelte årsager, og du vil få en mere detaljeret forklaring samt en guide til, hvordan du kan ændre og optimere dine indstillinger, så Kaunt kan bogføre. Du kan ydermere se en liste over de konkrete fakturaer, som ikke kunne behandles.
Når Kaunt finder potentiale og fakturaen ikke behandles, skyldes dette at Kaunt af den ene eller anden årsag ikke har fundet mulighed for at behandle. Derfor er det vigtigt, at du kigger på jeres indstillinger og opdaterer disse, så Kaunt kan få lov til at behandle. Nogle løsninger på simple årsager kan være at åbne for EAN-numre og -områder, lukke betalingsplaner samt lade Kaunt behandle eller sikre at fakturaerne ligger i 24 timer, inden en medarbejder behandler dem, så Kaunt har muligheden for at behandle. Der kan desuden forekomme en fejl, hvor Kaunt ikke kan finde fakturaen i sin indbakke i økonomisystemet. For at finde ud af, hvad dette kan skyldes, vil det være relevant at fremsøge et eller flere af de bilag, der er ramt af denne fejl og derefter undersøge, hvordan de er behandlet i systemet.
De “ikke mulige” fakturaer
En gruppe af fakturaer vil lande i den kategori der hedder “ikke mulige”. Denne kategori repræsenterer de fakturaer, hvor Kaunt ikke kan finde et mønster, og derfor ikke er i stand til at behandle. Kaunt finder et mønster baseret på jeres historiske bogføringspraksis, og det kan du læse mere om her.
Hvis du ønsker at optimere inden for disse områder, er det vigtigt at du er konsistent i din bogføring. Du kan læse mere her om den gode bogføringspraksis. Derudover betyder informationen på fakturaen rigtig meget. Hvis 2 fakturaer er ens ud fra den data Kaunt har adgang til, men I manuelt bogfører på forskellige konti, bliver Kaunt i tvivl og behandler ikke. Det er derfor vigtigt at I, udover at være konsistente i jeres bogføring, sørger for at leverandøren påfører fakturaen den korrekte information.