Hvem er Kaunt
Navn: Kaunt (eller andet internt navn I ønsker at tildele robotten)
Erfaring: Kaunt har fire års erfaring og har specialiseret sig i bogføring og kontering. Den har lært fra specialister samt store mængder data; Kaunt har gennemgået over 25 mio. fakturaer.
Kompetencer: Kaunts kernekompetencer er kontering, bogføring af fakturaer og at skabe dataoverblik over virksomhedens fakturabehandling. Derudover har Kaunt også specialiseret sig i momsreview.
Kaunt er skarp til tal og logik og formår at finde et mønster i både tal og ord, men er ikke tankelæser og kan derfor ikke regne ud, hvad en bogholder har tænkt sig at skrive i en fritekst
Hvad er Kaunt
Kaunt er din digitale kollega, som hjælper med at kontere og bogføre fakturaer. Kaunt er her for at hjælpe dig i din hverdag og gøre det endnu nemmere at håndtere jeres bogføringer. På lige fod med dig og dine kollegaer, har Kaunt en bruger i jeres økonomisystem.
Kaunt er opbygget af kunstig intelligens. Den får al sin viden fra dig og dine kollegaer, da den lærer af jeres historiske bogføring. Det vil sige, at Kaunt går ind og kigger på, hvordan I bogfører. Den læser al information på fakturaerne, registrerer hvilke konti, fakturaer lander på, og finder et mønster ud fra jeres historiske data. Du skal altså ikke bekymre dig om at oplære Kaunt - det gør den helt automatisk ved at efterligne din adfærd. Kaunt oplæres løbende, så udover den historiske data, lærer den hele tiden af, hvad du gør, og opdaterer sin håndtering af fakturaer baseret på din og dine kollegaers nuværende adfærd.
Kaunt som kollega
Som din nye kollega er Kaunt her for at hjælpe dig. Kaunt er utroligt lærenem og onboardes og oplæres hurtigt i jeres processer. Kaunt skal betragtes som en kollega, og som bruger i jeres økonomisystem, løfter Kaunt sin del af læsset og hjælper med de opgaver, I tildeler den. Kaunt er her for at hjælpe dig med nogle af dine rutineopgaver, så du kan fokusere på vigtigere og mere spændende opgaver.
I hverdagen lægger du måske ikke så meget mærke til din nye kollega, men Kaunt arbejder struktureret med at behandle fakturaer, også når dig og dine kollegaer holder fri.
Derudover er Kaunt meget arbejdsom og pålidelig. Du kan stole på, at Kaunt løser de opgaver, den er blevet tildelt, og den står altid klar til at hjælpe dig med at håndtere flere fakturaer, når du er klar til at overdrage dem. Kaunt er en meget loyal kollega, som ikke løber nogen steder, men bliver i virksomheden for at hjælpe dig.
Kaunt hjælper til på rigtig mange områder i din organisation og har dermed sit virke på mange flere områder end dine andre kollegaer.
Kaunt er bygget på AI, men hvad vil det sige?
Kaunt har fået al sin viden via kunstig intelligens (AI - Artificial Intelligence). AI er blevet udviklet gennem mange år. Kort forklaret er AI automatisering af opgaver, som normalt kræver en menneskelig intelligens. AI kan være baseret på forskellige datagrundlag og er allerede en del af vores hverdag. Eksempelvis er ansigtsgenkendelsen på telefonen, Netflix’s anbefalinger og spamfiltret i din e-mailindbakke bygget op omkring AI. Robotstøvsugeren har endda AI i sit teknikrum.
AI er altså ikke noget nyt, men gør på flere og flere måder vores hverdag lettere. Principperne med Kaunt er de samme, som dem vi møder i hverdagen. Algoritmerne er bygget op omkring data og er baseret på den data, som Kaunt har adgang til. Den kan hjælpe dig med de simple fakturaer og give dig lidt mere tid i hverdagen til vigtigere opgaver.
Den bagvedliggende data er hele grundlaget for Kaunt og dens opbyggede Intelligens. Indenfor AI findes der mange forskellige grader af præcision. Dette afhænger af den enkelte algoritme og vil også afhænge af den enkelte opgave, som AI’en løser. For Kaunt er der store krav til præcision, og det vægtes derfor højt i algoritmen, at Kaunt leverer korrekte konteringsforslag og bogføringer. Hvis Kaunt ikke er sikker på, hvor en faktura skal bogføres, behandler den ikke fakturaen. Kaunt bogfører kun, når der er høj sikkerhed i forhold til, hvor den skal kontere, baseret på jeres historiske bogføringspraksis.
AI er en teknologi, som vil blive mere og mere en del af vores hverdag. I mange tilfælde er det ikke noget vi tænker over, men noget vi accepterer som en del af vores hverdag og de teknologier, vi omgås. Kaunt er her for at hjælpe med jeres fakturaer og give dig mulighed for at fokusere på de fakturaer, der kræver lidt ekstra, og andre mere komplicerede opgaver.
Er du interesseret i en mere dybdegående forklaring af AI, og hvorfor man bør have tillid til det, så se med her: https://www.youtube.com/watch?v=IUDqHySf9W4
Hvordan finder Kaunt et mønster?
Når Kaunt skal finde et mønster, er der flere elementer, som spiller ind. Kaunt læser hele fakturaen og kigger på op til 30 forskellige ting, alt efter de tilgængelige elementer, når den oplæres og forsøger at finde et mønster. Hvis et dataelement er dominerende, eksempelvis leverandør, EAN-nummer, CVR eller andet, vil dette blive vægtet. Det er dog ikke nok, at der findes et mønster ved et enkelt element. Flere elementer vil altid blive taget i betragtning.
Af de mange elementer som Kaunt scanner, vil det være forskelligt, hvilket element der er udslagsgivende, da det afhænger af fakturaen og historikken. Der findes dominerende elementer, som, sammen med al anden information, danner et mønster i jeres bogføringspraksis, der kan kopieres af Kaunt.
Udover fakturaernes data er de andre vigtige elementer jeres bogføringshistorik og bogføringspraksis. Ved at være konsekvente i jeres bogføringspraksis sikrer I, at Kaunt har de bedste forudsætninger for at finde det rette mønster mellem fakturaer og jeres konti.
På grund af de mange forskellige elementer, der er med til at skabe mønstret, har Kaunt et stærkt grundlag for at bogføre korrekt. Ved at bruge det data, der er tilgængeligt, og være selektiv i forhold til nødvendige datapunkter, opbygger Kaunt en høj sikkerhed i sine processer.
Kaunt bogfører kun, hvis den er sikker på, hvor der skal bogføres, og den trænes løbende. Når den ikke kan finde et mønster i bogføringen, lader Kaunt fakturaen ligge, så dig eller en kollega kan håndtere den, og alt efter hvad I gør, lærer Kaunt og bliver klogere.
Sådan kan du hjælpe Kaunt med at blive bedre
Eftersom Kaunt hele tiden kigger på, og lærer af, hvad dig og dine kollegaer gør, er I med til at gøre Kaunt bedre og klogere. Derfor er det også vigtigt, at I er konsekvente i jeres bogføring, ellers bliver Kaunt forvirret. Hvis der er behov for at ompostere et bilag, skal dette gøres på originalbilaget. Det er altså vigtigt at finde det originale bilag frem og ompostere dette.
Det er også vigtigt, at I beder jeres leverandører sende en opdateret faktura, i stedet for at videresende internt. Hvis I videresender en faktura, der eksempelvis er blevet udstedt til det forkerte EAN-nummer, vil dette forvirre Kaunt, og den får sværere vilkår for at hjælpe dig. Sørg derfor for at bede leverandøren opdatere fakturaen, og lav omposteringer på det originale bilag.
Kaunt håndterer en faktura i løbet af 24 timer. Det er derfor vigtigt, at du venter 24 timer med manuelt at håndtere en faktura og giver Kaunt muligheden for at behandle. Hvis Kaunt ikke har behandlet fakturaen efter 24 timer, er det fordi, den ikke kan finde et mønster, og fakturaen skal behandles manuelt. Kaunt behandler oftest fakturaer om natten, men kan også behandle om dagen. Den starter med at scanne fakturaer om aftenen og behandler dem i løbet af natten, hvor den næste morgen holder en pause og starter igen om aftenen.
Hvornår blander Kaunt sig ikke
Der findes tre forskellige måder, hvorpå Kaunt kan behandle en faktura. Den kan scanne en faktura og ikke gøre mere, den kan komme med et konteringsforslag, som sendes til medarbejdergodkendelse, eller den kan bogføre hele vejen. Medarbejdergodkendelse vil sige, at dig eller din kollega skal godkende Kaunts forslag.
Jeres virksomhed laver selv indstillingerne for, hvornår Kaunt må gøre det ene eller det andet. Dette kan gøres på to forskellige måder. Enten gøres det ved hjælp af en beløbsgrænse, der definerer under hvilket beløb Kaunt bogfører fakturaer hele vejen, og over dette beløb bliver der lavet et konteringsforslag, som altid sendes til medarbejdergodkendelse. Foruden beløbsgrænser er det også muligt at udelukke leverandører. Hvis du udelukker leverandører, vil fakturaer fra disse leverandører altid blive sendt til medarbejdergodkendelse.
En sidste mulighed er at lukke for områder eller EAN-numre. Hvis du lukker for et område, vil Kaunt kun scanne fakturaer og hverken levere konteringsforslag eller bogføre hele vejen.
For de fakturaer der allerede er tilmeldt betalingsplaner, vil Kaunt helt automatisk kun scanne disse fakturaer og ikke behandle dem, da de behandles af et andet system. Hvis I har fakturaer, der kører via PO, kan disse udelukkes, så de kun scannes af Kaunt. Dette gøres, når Kaunt oprettes, og det er muligt at opdatere løbende.
Det er altså jer som virksomhed, der bestemmer, hvilke fakturaer Kaunt må behandle, og hvordan den skal behandle dem.
Derudover udvælger Kaunt ca. 5% til stikprøver. Det vil sige, at 5% af de fakturaer, som Kaunt kunne have behandlet, fordi den har fundet et mønster, og I har givet tilladelse til, at den behandler, vil blive udtaget til stikprøve og manuelt behandlet af dig eller en kollega.
Ændringer, når Kaunt bliver en del af jeres organisation
Kaunt er ikke et nyt IT-system, men et ekstra gear, som opererer i det IT-system, I allerede har. Det kan dog i nogle tilfælde medføre små ændringer i jeres processer, når Kaunt bliver implementeret.
Alt efter hvilke rettigheder Kaunt har, vil der eksempelvis være nogle fakturaer, som lander til medarbejdergodkendelse. Her har Kaunt gjort forarbejdet og valgt hvilken konto fakturaen skal bogføres på, hvorefter det er dit job at godkende Kaunts arbejde, før fakturaen sendes til betaling.
Vær opmærksom på, at Kaunt logger en faktura på udstedelsesdatoen, altså den dag fakturaen er udstedt af leverandøren. Dette kan være relevant, hvis du anvender dato til at søge efter fakturaer og har behov for at finde en faktura.
Hvem styrer Kaunts indstillinger
Det er op til den enkelte virksomhed at beslutte, hvem der skal have adgang til Kaunt-platformen, og dermed hvem der kan lave indstillinger for Kaunt. Det vil oftest være et fåtal af ansatte, der kan lave indstillinger, men da Kaunt har en bruger på lige vilkår med andre medarbejdere i økonomisystemet, vil alle kunne se, hvad Kaunt behandler. Fakturaer sendt til medarbejdergodkendelse vil lande hos medarbejderne, som ellers ville have håndteret fakturaen manuelt.
Hvis du har et problem eller spørgsmål
Hvis du har spørgsmål til Kaunts funktioner, skal du rette henvendelse til de brugere i jeres organisation, der har adgang til Kaunts platform og kan lave indstillinger. De kan i de fleste tilfælde svare på spørgsmål eller finde relevant information inde på platformen. Hvis dette ikke er muligt, har de adgang til Kaunts support og kan rette henvendelse hertil.