Som en offentlig virksomhed har du muligheden for at lave nogle specifikke indstillinger i forhold til dine leverandører. Dette kan gøres på et overordnet niveau for hele organisationen eller i forhold til de enkelte EAN numre. Du kan lære om hvordan du laver disse indstillinger her.
Leverandørindstillinger for hele virksomheden
På dit dashboard under ‘’opsætning’’, derefter ‘’leverandører’’, kan du lave generelle indstillinger i forhold til, hvordan Kaunt behandler fakturaer, baseret på leverandører. Når du laver dine generelle indstillinger for leverandører, vælger du leverandører for hvem, der gælder specielle regler, udover de regler, du lavede i forbindelse med beløbsgrænser.
I de generelle indstillinger for leverandører findes to muligheder. Først søger du en leverandør frem i listen “vælg leverandør”.
Når du har valgt en leverandør, vil du blive bedt om at tage stilling til, om Kaunt må kontere fakturaer og sende dem til medarbejdergodkendelse eller aldrig må behandle fakturaer fra den valgte leverandør.
Som udgangspunkt vil de generelle indstillinger gælde for hele virksomheden, medmindre individuelle indstillinger er lavet for et område. Når du laver de generelle indstillinger for leverandører, kan du vælge, at de enkelte afdelinger ikke kan lave fravigende indstillinger for leverandøren. Leverandøren kan derfor ikke vælges, når der laves individuelle indstillinger.
Der er altså to muligheder, når du vælger en leverandør. Hvis Kaunt har fundet et mønster, og kan behandle fakturaen fra leverandøren, vil den blive konteret og sendt til medarbejdergodkendelse, eller også vil Kaunt aldrig behandle fakturaer fra denne leverandør. På siden finder du et overblik over de leverandører, du har valgt, samt hvilken begrænsning leverandørerne har. Ønsker du at fjerne en leverandør fra listen, kan dette gøres ved at klikke på krydset til venstre.
Valg af leverandører for det enkelte område
Du kan også lave indstillinger for leverandører for det enkelte område. Her har du tre forskellige indstillingsmuligheder. Du kan vælge, at området skal følge de generelle indstillinger i forhold til valg af leverandører. Du kan vælge tilpassede indstillinger, hvor du ekskluderer specifikke leverandører, eller du kan vælge at tilpasse indstillinger, hvor du tillader specifikke leverandører.
Vælger du en af de sidste løsninger, skal du enten tilvælge eller fravælge leverandører. Vælger du at fravælge specifikke leverandører, vil de generelle indstillinger være dit udgangspunkt. Du kan opdatere ud fra disse indstillinger, og kan også vælge om nogle af de fravalgte leverandører på de generelle indstillinger, gerne må behandles for denne afdeling. Ligesom ved de generelle indstillinger, vil du blive bedt om at tage stilling til, om Kaunt må kontere og sende til medarbejdergodkendelse eller ikke må behandle fakturaer fra den specifikke leverandør på dette område.
Vælger du “Tilpasset afdeling: Tillad KUN specifikke leverandører”, vil ALLE leverandører som udgangspunkt være fravalgt, og du skal nu tilvælge de leverandører, som Kaunt må behandle fakturaer fra. Når du vælger en leverandør, skal du tage stilling til, om Kaunt må behandle hele vejen eller blot må kontere og sende til medarbejdergodkendelse.